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2013年10月23日

[ゆうちゃん]【第3回】コミュニケーションの妙 ~そもそも、どんな時に電話をするのでしょうか?~

今年は、例年稀にみる天候不順ですね?皆さんがお住まいの地域は大丈夫でしょうか?大難は小難に、小難は無難になることを心より願っています。

さて、今回はブログの第3回目、電話でのコミュニケーションについてふれてみたいと思います。そこでまず、皆さんとご一緒に考えてみたいのは、今どき、どういうときに電話を掛けるか?ということです。

メールを送る方が、履歴が残りますし、箇条書きで端的にポイントをおさえて列挙することもできます。また、社内や関係者への転送も簡単です。時間を選びませんので、相手は都合のよい時に読み、返信すればいいわけです。
一方電話は、相手の都合がわかりませんので、(見えない相手の)迷惑にならなそうなタイミングを計り、その時間に合わせて掛けることが基本になります。就業時間外やお昼休みは避けるなど、けっこう気を使いますね。そういう意味で電話は、現代の感覚でみると、ある意味不便なところも多いコミュニケーションツールです。

そうは言っても電話も掛けますよね?私も掛けます。どんな時に掛けるかといいますと、(1)外出先、それも移動中できちんとしたメールを送る余裕がない。けれど一言伝えたい場合、(2)こちらから送ったメールに対して2日以上返信がない場合、(3)メールで送った内容が込み入っていて、電話で補足説明する方が、お互いに(齟齬なく)理解が深まると思われる場合、などです。
(1)は、あくまで、ある程度以上親しい相手に限られます。
(2)は、どうしても回答を得たい場合です。「お忙しいとは存じますが」の一言を添えて。
(3)は、できれば会って対面で打ち合わせした方がよいけれど、お互いに時間の余裕が無い場合。もしくは、相手や自分が主担当ではなく、他に主担当(ステークホルダー)がいて、その間を取り持ったり(連絡・調整)している場合に多く使います。
順番は逆になりますが、先に電話で概要をお話しして、詳細はこの後メールで、というのもスマートに見えるようです。

こうして見ると、やはり電話には電話の便利さや強みがありますね。
業界柄、ついついメールですませてしまいがちですが、たまには電話もいいかもしれません。どうぞ、使い分けて楽しいコミュニケーションを!

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