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2013年12月 3日

[ゆうちゃん]【第6回】コミュニケーションの妙 ~メールを機能させるには~

皆さん、こんにちは。早いもので12月に入りました。年内にしなくてはいけないこと、来年度の計画作りなど慌ただしい毎日をお過ごしのことと思います。どうぞ、ブログでちょっと一息ついてくださいね。

今回のテーマは、「メールを機能させるには」です。メールを機能させるには、まず、読んでいただけることと、読んで何をすれば良いか伝わる ということが重要かと思います。それでは、読みやすくて伝わるメールとそうでないメールの違いは、なんでしょうか?
読みやすく伝わるは、以下のようなポイントがあるように思います。
(1) 必要最低限の長さ(なるべく短め!)
(2) 5W2Hの必要項目が明記されている
(3) メールを読んで、読み手が何をすれば良いかわかる
逆に、
読むのが嫌になる程だらだらと長く、
誰が、いつ、どこで、何を、どうする、なぜ?、いくら? が書かれていなくて、
「で、私はどうすればいいの?」「読むだけでいいの?」と思われるようなメールは
読みにくく伝わりにくいメール、機能していないメールと言えます。

機能するメールを書くために、慣れている方は、ご自分流のテンプレートを作っておくのもいいかと思いますし、一人の力ではちょっと自信がないという方は、これは素晴らしい!と思ったメールをお手本(テンプレートがわり)にして、ちょっとは近づけたかな?というメールを作ったりするのも良いと思います。いろいろと試してみてくださいね。

さて、今年も残すところわずかとなりました。私は仕事柄、いつも忙しく活躍されている方とお会いする機会に恵まれています。ある社長さんにモチベーションを下げないコツをお聞きしたところ、長い時間はなかなか取れないので、一日の中のちょっとした隙間の時間に仕事以外の趣味の本を読んだり、好きなことを考えたりしてリフレッシュしている、とのことでした。私もさっそく試してみようと思います。
年明けに、また、このコーナーでお目にかかれますのを楽しみにしています。

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